Een goede recruiter aan je zijde hebben tijdens een interview, dat is goud waard

From the field: Tom Janssens – Afdelingshoofd Risicobeheer bij De Lijn

Een goed aanwervingsgesprek is de basis van een gesmeerde samenwerking. In een korte tijdspanne wil je te weten komen of de kandidaat voor je geschikt is voor de job. De juiste vragen stellen is dan essentieel om snel tot de kern te komen. Maar hoe pak je zo’n interview aan als je dat niet elke dag doet? Welke vragen zijn de juiste? En wat is het belang van een goede recruiter daarin? Tom Janssens van De Lijn vertelt waarom hij zoveel belang hecht aan een goede sollicitatieprocedure. 

Een goede recruiter is essentieel

Tom Janssens is afdelingshoofd Risicobeheer bij De Lijn. In die functie laat hij de afdeling risicobeheer de risico’s – en kansen – voor de openbare vervoersmaatschappij in kaart brengen, op korte en lange termijn. Een heel diverse job waarin hij verschillende teams onder zijn hoede heeft, en met heel diverse mensen in contact komt. Tom Janssens: “Teams draaien maar goed als ze bestaan uit mensen die er op hun plaats zitten, die passen binnen onze bedrijfscultuur en die gelukkig worden van het werk dat ze mogen doen. Daarom hecht ik erg veel belang aan een kwalitatieve sollicitatieprocedure.” 

Mijn allerbelangrijkste tip: zorg voor een goede recruiter. Ieder zijn expertise, en recruiters zijn de beste in hun vak. Zij zien dingen die ik niet zie, bieden tegengewicht en maken de juiste keuze gemakkelijker.

Tom Janssens – Afdelingshoofd Risicobeheer bij De Lijn

“Als iemand echt op zijn plaats zit, dan zie je die persoon openbloeien. Hij groeit dan, brengt dingen binnen in het team die er daarvoor niet waren. Zowel de persoon zelf, als het team en de leidinggevende worden gelukkiger. Dat is een vicieuze cirkel, maar een positieve. Iemand aannemen die toch geen goede match blijkt, kost geld en tijd. Dat wil ik vermijden, want het werkt ook demotiverend voor het team. Om zo’n goede match te vinden, reken ik echt op een goede recruiter.” 

“Ook als sparring partner is een recruiter belangrijk. Een voorbeeld: Als ik tijdens een interview iemand voor me krijg die heel erg op mij lijkt, dan verloopt dat gesprek heel vlot. We begrijpen elkaar, we denken op dezelfde manier. Neem ik zo iemand aan, dan kunnen we erg snel vooruitgaan. Die nieuwe medewerker heeft maar een half woord nodig om te snappen waar ik naartoe wil. Maar ik word dan niet uitgedaagd. We blijven in hetzelfde hokje zitten. Komt er iemand in die functie die helemaal anders denkt dan ik, dan neemt de creativiteit in onze samenwerking toe. En levert dat ook betere resultaten op. Ik verwacht van een recruiter dat hij ook daarnaar kijkt, want dat is interessant.” 

Elke vacature is een klantencontact

Een goede aanwervingsprocedure straalt af op je imago als werkgever, vindt Tom Janssens. “Niet iedereen die solliciteert, krijgt ook een job. Vaak krijgen ze dan een standaardmailtje met daarin ‘bedankt voor je interesse, maar…’. Sollicitanten zijn in de eerste plaats ook klanten, zeker bij De Lijn. Die mensen rijden ook met onze trams en bussen. En wie afgewezen werd voor een job, is misschien wel een perfecte match voor een functie die een paar maanden of jaren later vrijkomt. Maar dan solliciteert die persoon niet meer, want daar behandelen ze hem als een nummertje. En dat is dan erg jammer.” 

“Vaak steken bedrijven weinig tijd in contact met nieuwe potentiële werknemers. Ze komen een uurtje op kennismakingsgesprek, gaan op assessment en mogen daarna nog een uurtje praten over de invulling van de job en de praktische afspraken. Dat is niet genoeg. Het is veel beter om de laatste drie kandidaten eens mee te nemen naar hun werkplek. Veel van onze mensen staan elke dag letterlijk met hun laarzen in de modder, of zitten met hun handen in de olie. Dat moeten sollicitanten ook weten. Wie bij ons wil komen werken, moet met iedereen om kunnen gaan.” 

De ideale selectieprocedure: flexibiliteit en match met bedrijfscultuur

Voor Tom staan twee vragen centraal tijdens een jobinterview: Past de kandidaat in de bedrijfscultuur van De Lijn? En hoe flexibel is de sollicitant? 

“Al tijdens zo’n eerste gesprek ontdek je veel over de motivatie van een kandidaat. Voor geld moet je niet bij De Lijn komen werken en gelukkig krijgen we ook zelden kandidaten over de vloer die de verloning het allerbelangrijkst vinden. Nee, in de gesprekken die ik recent voerde, vertelden de kandidaten me dat ze een bijdrage wilde leveren aan het klimaat. Dat ze het belangrijk vinden dat iedereen toegang heeft tot openbaar vervoer of dat De Lijn een maatschappelijke verantwoordelijkheid heeft waarin ze zich herkennen.” 

Als we beginnen aan een aanwervingsproces, moet ik daar zelf echt terug inkomen. Een goede recruiter naast mij hebben, is dan een godsgeschenk.

Tom Janssens – Afdelingshoofd Risicobeheer bij De Lijn

“Zit er een kandidaat voor me die spontaan begint te praten over de shift naar deeleconomie en dat mobiliteit en ruimtelijke ordening hand in hand gaan – zonder dat we daar zelf naar vragen, dan weet je dat hij intrinsiek gemotiveerd is om bij De Lijn te komen werken. Zo’n visie sluit dan ook heel erg aan bij de onze: hoe stemmen we ruimtelijke ordening en mobiliteit op mekaar af.” 

“De meeste mensen zoeken ook echt naar een job die matcht met hun visie. Zo krijgen we de laatste jaren onder andere veel kandidaten uit de zorgsector, mensen die erg betrokken zijn bij de samenleving. Maar even goed komt een kandidaat uit een erg concurrentiële sector, zoals automotive of finance. Iemand die op het eerste gezicht misschien weinig feeling heeft met de visie en misse van De Lijn, maar waarvan dan blijkt tijdens het interview dat hij zijn kennis wil gebruiken om iets terug te doen voor de samenleving.” 

Flexibilteit is ook zo’n belangrijk element om te checken of iemand geschikt is voor de job. Kan de kandidaat om met verandering? Stelt hij de dingen in vraag? Wil hij het altijd beter doen? 

Tom: “Of een kandidaat goed kan omgaan met verandering, vind ik moeilijk te checken tijdens een interview. Oké, je kan dan vragen naar voorbeelden, maar ik heb zelf ook geen honderden voorbeelden van concrete situaties zomaar in mijn mouw zitten. Daarom heb ik als hiring manager echt graag een competente recruiter naast me. Die weet hoe hij zo’n zaken te weten komt, en hoe hij de kandidaat moet begeleiden om zo’n concrete voorbeelden te krijgen.” 

“Recruiten is erg moeilijk. Ik doe dat zelf te weinig, maar voor een goede recruiter is dat dagelijkse kost. Dag in, dag uit, doet die persoon niks anders. Als we beginnen aan een aanwervingsproces, moet ik daar zelf echt terug inkomen. Een goede recruiter naast mij hebben, is dan een godsgeschenk.” 

Goede vragen & rode vlaggen 

Tom: “Ik vraag altijd aan een kandidaat: ‘Vertel eens waarvan jij gelukkig wordt’. En ‘Wat is er gebeurd als je je naar je werk moet slepen’. Soms vindt iemand het erg tof om een hele dag te zoeken naar defecten en is die persoon ongelooflijk blij als hij dat probleem vindt en kan oplossen. Zo’n technieker wil je toch in je team?” 

“Wat een rode vlag is tijdens een gesprek? Dat hangt af van de job. Staat er in de jobomschrijving dat de job veel routinewerk vraagt en de kandidaat zegt dat hij ongelukkig wordt van routine, dan is dat geen goede match. Of een kandidaat vertelt dat hij niet graag in een team werkt, maar in die functie is dat nu eenmaal essentieel. Dan heeft het ook geen nut om dat gesprek te rekken. Als beide partijen andere verwachtingen hebben, moet je dat ook durven zeggen.” 

“Wat ik geleerd heb, is dat je beter even wacht als er geen goede kandidaat is. De job invullen met een minder geschikte kandidaat kost dan alleen maar geld en tijd. Zo’n quick fix is zelden de beste oplossing. Je wacht beter, desnoods zes maanden of een jaar. En heb je wel een goede kandidaat voor je, maar is er toch wat twijfel? Dan overwegen we soms een interimcontract, zelfs als we dat eerst niet in ons hoofd hadden. Tijdens die periode krijgt een kandidaat dan de kans om aan te tonen hoe goed hij is in de job en hoe iedereen zich daarbij voelt.” 

Wat ik geleerd heb, is dat je beter even wacht als er geen goede kandidaat is. De job invullen met een minder geschikte kandidaat kost dan alleen maar geld en tijd.

Tom Janssens – Afdelingshoofd Risicobeheer bij De Lijn

Een goede voorbereiding is key

De meeste kandidaten komen goed voorbereid naar een gesprek. Van de hiring manager en de recuiter verwachten ze hetzelfde. 

Tom Janssens: “Ik herinner me een gesprek met een jonge kandidaat. Het gesprek verloopt vlot, de kandidaat doet het goed. Als we het gesprek afronden, vragen we altijd of de kandidaat nog vragen wil stellen. Op dat moment haalt die dame een klein boekje uit haar achterzak, met daarin vijf bladzijden netjes uitgeschreven vragen. Ze bladert even en vindt uiteindelijk nog twee vragen waarop ze graag een antwoord wil. Dat vond ik geweldig, dat iemand zich zo goed voorbereidt op een sollicitatiegesprek. Hoe vaak ben ik niet na een gesprek naar huis gereden en bedacht ik: Oh, had ik dat nog maar gevraagd of gezegd.” 

“Ik vertel vaak een paar keer tegen mezelf hoe ik de invulling van een functie zie, voor een interview. Nu ik aanwervingsgesprekken van thuis uit doe – corona, weet je wel – schrijf ik voor mezelf ook steekwoorden op. Een goede voorbereiding maakt alles vlotter.” 

5 Tips & tricks voor hiring managers

Met wel wat jaren recruitmentervaring op de teller heeft Tom enkele tips voor andere hiring managers. 

“Mijn allerbelangrijkste tip: zorg voor een goede recruiter. Ieder zijn expertise, en recruiters zijn de beste in hun vak. Zij zien dingen die ik niet zie, bieden tegengewicht en maken de juiste keuze gemakkelijker.” 

“Ten tweede: stel open vragen en laat af en toe stiltes. En hou er rekening mee dat kandidaten zenuwachtig kunnen zijn, of soms gewoon introverter. Door vragen te stellen als ‘Hoe was het onderweg?’ of ‘Heb je graag iets om te drinken’ breek je het ijs. Wat ook helpt is vertellen wat de verwachtingen van het gesprek vandaag zijn: ‘We zitten hier vandaag voor een eerste gesprek…’. Wat je zeker niet mag doen, is vragen of de kandidaat zenuwachtig is of hem zeggen dat je ziet dat hij zenuwen heeft. Je kan natuurlijk wel vertellen over jezelf en dat je zelf altijd erg zenuwachtig was tijdens het solliciteren.” 

“Onthou ook dat de meeste mensen goede bedoelingen hebben en graag werken. We willen allemaal iets bijdragen aan de samenleving, aan het bedrijf waar we werken. Als dat bedrijf dan past bij wat je zelf belangrijk vindt, geeft dat je vleugels. Dan hoef je iemand niet te motiveren, die motivatie komt dan van binnenuit.” 

“Rond het gesprek gewoon af als er geen match is. Dat gebeurt soms, dat iemand erg geschikt lijkt op papier, maar dat tijdens het gesprek blijkt dat de kandidaat andere verwachtingen heeft. Niemand heeft er dan belang bij om het gesprek verder te laten lopen, om de tijd op te vullen. Ik heb het zelf een keer meegemaakt dat we een gesprek na een kwartier beëindigden. No hard feelings als dat correct gebeurt.”   

“Ten slotte: reageer snel als je de ideale kandidaat gevonden hebt. De Lijn is eerder traag door allerlei procedurevereisten, waardoor het lang duurt om kandidaten uit te nodigen voor een gesprek. Heb je in een privébedrijf dé kandidaat voor een functie zien passeren, bel hem dan direct en verlies geen tijd.”