Negatieve feedback geven aan kandidaten: waarom je soms beter niet belt

En wat wél werkt volgens wetenschap en recruitmentpraktijk

Door Patricia van The Recruiters Academy
Met dank aan Marcel Borst voor de inspiratie.

“Ik bel kandidaten die ik afwijs NOOIT.”
Dat zinnetje gebruik ik vaak als provocatie in training. En meestal werkt het.
De reacties zijn voorspelbaar:
“Hoezo niet? Dat is toch het minste?”
“Persoonlijk bellen is toch respectvol?”

Maar hier komt het: goed bedoeld is niet altijd goed gedaan. En negatieve feedback geven is geen kwestie van vorm, maar van timing, context en autonomie.

Waarom negatieve feedback geven méér vraagt dan goede bedoelingen

Negatieve feedback, zoals een afwijzing na een sollicitatie, is een verlieservaring. Voor de kandidaat vaak onverwacht en pijnlijk.

Veel recruiters grijpen dan terug naar het bekende fasemodel van rouw van Elisabeth Kübler-Ross: ontkenning, boosheid, onderhandelen, depressie, aanvaarding.
Maar… dat model klopt niet. Althans, niet als universele leidraad.

In hun artikel ‘Doe ik het wel goed?’ tonen Stroebe, Schut en Boerner (2018) aan dat het fasemodel geen wetenschappelijke onderbouwing kent, verkeerde verwachtingen schept en in sommige gevallen zelfs schadelijk is.

“Het idee dat iedereen door die vijf fasen moet, is niet alleen onjuist, het kan mensen zelfs het gevoel geven dat ze rouwen ‘verkeerd’ doen.” – Stroebe et al., 2018

Wat betekent dat voor recruiters? Heel simpel: niet iedereen reageert hetzelfde op afwijzing. En je kunt dus beter geen universeel communicatiemoment opleggen.

De psychologische realiteit: mensen verwerken slecht nieuws asynchroon

Volgens de Zelfdeterminatietheorie (Deci & Ryan, 2000) zijn autonomie, verbondenheid en competentie fundamentele psychologische behoeften.
Als mensen negatieve feedback krijgen op een moment waarop ze geen controle hebben over de timing of setting (denk: telefoon krijgen terwijl je in de supermarkt staat), voelen ze zich onveilig en reactief.

Gevolg? De boodschap komt niet aan. Of erger: wordt ervaren als respectloos.

Wanneer je daarentegen eerst schriftelijk helder bent, en dan ruimte laat voor een gesprek, geef je de kandidaat keuzevrijheid – en dus meer psychologische veiligheid om het nieuws te verwerken.

Hoe dan wel? Evidence-based negatieve feedback geven in twee stappen

Bij The Recruiters Academy hanteren we een aanpak die rekening houdt met wetenschap én menselijke waardigheid. We noemen het de kernboodschap-aanpak:

Stap 1: 📩 Schrijf eerst een duidelijke, eerlijke mail

Benoem concreet waarom de kandidaat niet weerhouden is
Geef erkenning voor hun inzet
Vermijd vage standaardzinnen (“we kozen iemand met meer ervaring”)
Geef aan dat je openstaat voor toelichting

Stap 2: 📞 Laat ruimte voor contact, op hun initiatief

“Heb je behoefte aan toelichting? Laat het gerust weten, dan plannen we iets in.”
Zo geef je regie aan de kandidaat. Wie wil bellen, belt. Wie even wil slikken, krijgt ademruimte.

Deze aanpak sluit aan bij onderzoek naar procedurele rechtvaardigheid (Gilliland, 1993): kandidaten waarderen communicatie meer wanneer ze transparantie, keuze en respect ervaren – zelfs als de uitkomst negatief is.

Maar… is bellen dan verkeerd?

Nee. Maar wanneer je belt, maakt een wereld van verschil.

Een spontane, goedbedoelde afwijzing per telefoon lijkt op het eerste gezicht persoonlijk en respectvol. Toch voelt die in de praktijk vaak als iets waarmee je overvallen wordt. Kandidaten worden verrast door een belletje op een moment waarop ze totaal niet in de juiste mentale ruimte zitten. Misschien staan ze aan de schoolpoort, zitten ze in een vergadering, of net in de emotionele nasleep van een intens sollicitatietraject. De kans dat jouw boodschap op dat moment landt zoals je bedoelt, is klein.

Wil je toch bellen? Doe het dan met aankondiging en zorg voor wederzijds respect in timing. Een simpele zin als:
“Ik zal je morgen om 14u bellen om feedback te geven. Laat gerust weten als dat moment niet past.”
maakt al een wereld van verschil. Je geeft de ander ruimte om zich voor te bereiden, je toont respect voor hun context én je voorkomt dat het gesprek vanuit emotionele impuls wordt gevoerd.

En als bellen niet past? Er zijn voldoende alternatieven die niet minder persoonlijk zijn, maar wel minder opdringerig. Denk aan het aanbieden van een inplanbare terugbeloptie via een tool zoals Calendly, een duidelijke mail met tijdsvoorstellen, of zelfs een persoonlijke voice message via WhatsApp of LinkedIn. Die laatste voelt vaak verrassend nabij, terwijl je de ander toch de ruimte geeft om zelf het moment van luisteren te kiezen.

Het punt is niet dat je negatieve feedback moet vermijden. Het punt is dat je de regie over de ontvangst ervan deelt. Niet jij als recruiter bepaalt wanneer het juiste moment is — die keuze geef je aan de kandidaat. En net daarin zit echte professionaliteit verscholen: in het beheersen van de boodschap én het bewaken van de relatie.

Conclusie: negatieve feedback vraagt meer dan goede intenties

Negatieve feedback geven is geen detail in het sollicitatieproces. Het is een cruciaal moment waarop de waardigheid van de kandidaat, het imago van de organisatie en de professionaliteit van de recruiter samenkomen.

Het traditionele idee dat persoonlijk bellen per definitie de meest respectvolle keuze is, houdt weinig rekening met de psychologische realiteit van afwijzing. Mensen verwerken slecht nieuws niet lineair en zeker niet volgens een vast patroon. Wat voor de één helend is, kan voor de ander belastend zijn. Feedback is geen eenrichtingsverkeer; het vraagt timing, context en ruimte om te kunnen landen.

Door kandidaten eerst schriftelijk te informeren met een heldere en eerlijke boodschap, geef je hen iets wat in zo’n moment vaak ontbreekt: grip. En door vervolgens de deur open te laten voor contact, toon je beschikbaarheid zonder je communicatie op te dringen. Je verschuift het gesprek van een verplichting naar een keuze – en net daar zit de kracht.

In een tijd waarin kandidaten op zoek zijn naar oprechte communicatie en organisaties gebaat zijn bij een sterk werkgeversmerk, is het tijd om het klassieke ‘persoonlijk bellen is beter’-dogma te herbekijken. Niet om afstandelijker te worden, maar om empathischer en effectiever te communiceren.

Echte mensgerichtheid zit niet in hoe snel je belt, maar in hoe bewust je communiceert. Want negatieve feedback geven kan pijnlijk zijn – maar hoe je het doet, bepaalt of het ook waardevol wordt.

Bronnen:

1. Stroebe, M.S., Schut, H.A.W., & Boerner, K. (2018).
‘Doe ik het wel goed?’: Risico’s van fasebenadering van rouw à la Kübler-Ross.
Pallium, Jaargang 20, Nummer 2.
🔗 Bekijk het artikel op ResearchGate

2. Deci, E.L., & Ryan, R.M. (2000).
The “What” and “Why” of Goal Pursuits: Human Needs and the Self-Determination of Behavior.
Psychological Inquiry, 11(4), 227-268.
🔗 Bekijk het artikel via Taylor & Francis

3. Gilliland, S.W. (1993).
The Perceived Fairness of Selection Systems: An Organizational Justice Perspective.
Academy of Management Review, 18(4), 694–734.
🔗 Bekijk het artikel via JSTOR