Recruitment KPI’s vandaag: van Time-to-Hire tot Quality-of-Hire

De zin en onzin van meten in corporate talent acquisition

Inleiding: waarom recruitment metrics (opnieuw) op de agenda staan

‘Meten is weten’ blijft een populair credo in HR-land, maar in 2025 staat het onder druk. In een arbeidsmarkt waar schaarste structureel geworden is, en waarin snelheid belangrijk is maar zelden de enige factor, groeit de vraag naar KPI’s die niet alleen processen meten, maar ook betekenis en richting geven. Of zoals Deloitte het samenvat in hun laatste Global Human Capital Trends rapport: “Data zijn niet langer een meetlat achteraf, maar een stuurinstrument voor de toekomst”.

Toch worstelen veel organisaties met de vraag: wélke cijfers zeggen écht iets over de impact van talent acquisition? Welke KPI’s tonen strategische waarde – en welke creëren enkel ruis? In dit artikel duiken we kritisch in de wereld van recruitment metrics: wat zijn de zinvolle KPI’s in 2025, welke zijn misleidend, en hoe zet je een data-driven recruitment dashboard op dat richting geeft zonder de menselijke maat te verliezen.

De klassieke top-5 KPI’s herbekeken

De meeste TA-teams gebruiken dezelfde basisset aan KPI’s. Op zich logisch – deze metrics zijn al jaren ingeburgerd en geven houvast.

Maar wat zeggen ze echt?
En welke plaats krijgen ze in een strategisch dashboard?

Time-to-Hire

Time-to-Hire is nog steeds de populairste en meest gegoogelde KPI in recruitment. Het meet de snelheid van je proces: hoeveel dagen verlopen er tussen sollicitatie en ondertekening van het contract?

Waarom meten? Het is een goede indicator van je interne efficiëntie én een voorspellende factor voor de candidate experience: trage processen kosten je de beste kandidaten.

Valkuil: Te sterk focussen op snelheid kan leiden tot overhaaste beslissingen of verlies aan kwaliteit. Zoals Harvard Business Review stelt: “Fast hiring often leads to fast quitting.”

Optimaliseren? Splits Time-to-Hire uit per funnelstadium en roltype. Meet niet alleen het gemiddelde, maar ook de spreiding. En: betrek hiring managers actief in het gesprek over vertragingen.

Cost-per-Hire

Deze KPI blijft belangrijk, zeker in budgetgedreven omgevingen. Maar de interpretatie vereist nuance.

Waarom meten? Het geeft inzicht in hoe kostenefficiënt je recruitment werkt en helpt bij allocatie van middelen. Benchmarks liggen rond de €4.000–€5.000 per hire (SHRM, 2024).

Valkuil: Een lage kost is niet per definitie goed. Wat als je bespaart op de verkeerde dingen, zoals onboarding of kwaliteit?

Tip: Combineer cost-per-hire altijd met metrics over kwaliteit en retentie. En: breng ook de cost of vacancy in beeld – wat kost het als een rol niet ingevuld raakt?

Quality-of-Hire

De moeilijkste, maar wellicht meest waardevolle KPI. Want een snelle, goedkope hire die vertrekt na 3 maanden is allesbehalve succesvol.

Hoe meten? Er is geen universele formule, maar best practices combineren prestatie-evaluaties (na 6 of 12 maanden), retentie en tevredenheid van de hiring manager.

Holistisch? Voeg ook culturele fit toe, via feedback van teamleden of een candidate NPS score.

Citaat: Josh Bersin noemt Quality-of-Hire “de enige KPI die rechtstreekse impact heeft op businessresultaten” (Bersin, 2022).

Candidate Experience (CX)

Een hoge CX-score zorgt niet alleen voor meer positieve referenties, maar ook voor minder uitval in het proces. En CX is meetbaar.

Hoe? Gebruik surveys, NPS-methodiek, of verzamel kwalitatieve feedback. Volgens Phenom People stijgt je CX-score met gemiddeld 18 punten als kandidaten binnen 24 uur feedback krijgen.

Waarom relevant? In een krappe markt onthouden kandidaten hoe ze behandeld zijn. Een slechte ervaring – zelfs bij afwijzing – schaadt je employer brand en verlaagt je offer acceptance rate.

Offer Acceptance Rate

Een veel te weinig gebruikte KPI, maar cruciaal.

Waarom? Het is een directe thermometer voor je EVP (employer value proposition), salarispakket en concurrentiekracht. Een dalende acceptance rate? Tijd om naar je aanbod te kijken.

Benchmark: Alles boven 85% is competitief in de meeste EU-markten (LinkedIn, 2024).

KPI’s die je gerust mag loslaten

Niet alles wat meetbaar is, is relevant. En sommige metrics zijn ronduit misleidend.
Voorbeelden:
Aantal verstuurde InMails: zegt iets over activiteit, maar niets over effectiviteit.
Aantal sollicitanten per vacature: kan zelfs averechts werken – veel sollicitaties klinkt goed, maar wijst misschien op onduidelijke vacatureteksten.

De gevaren van meten is weten

‘Als je alleen meet wat gemakkelijk te meten valt, verlies je wat er werkelijk toe doet.’ Die gedachte vormt de kern van de kritiek op blind KPI-denken. Wetenschappelijk én praktijkgericht onderzoek wijst al jaren op de gevaren van overmatige focus op cijfers die makkelijk te vangen zijn in Excel, maar weinig zeggen over echte impact.

Goodhart’s Law stelt het onverbiddelijk: zodra een maatstaf een doel wordt, verliest ze haar waarde als maatstaf. Denk aan recruiters die enkel focussen op het aantal hires per maand, terwijl ze eigenlijk worstelen met slechte retentie of lage kwaliteit. Het resultaat: KPI’s worden cosmetica.

Onderzoek van Harvard Business Review (2019) toont aan dat KPI-overload innovatie remt: teams die met meer dan tien KPI’s werken, scoren 27% lager op innovatievermogen. Waarom? Omdat ze verstrikt raken in het rapporteren in plaats van reflecteren.

Jerry Muller verwoordt het scherp in The Tyranny of Metrics (2018): hoe meer je vertrouwt op cijfers zonder context, hoe groter het risico op strategische blindheid. Of zoals hij het noemt: ‘metric fixation’ – de obsessie met meten, zelfs als het de bedoeling voorbijschiet.

Kortom: KPI’s zijn hulpmiddelen, geen heilige graal. Ze kunnen richting geven, maar ook afleiden van wat er écht toe doet: het bouwen van sterke teams, duurzame relaties en een veerkrachtige organisatie. De juiste vraag is dus niet ‘Wat meten we?’, maar: ‘Wat willen we begrijpen, verbeteren en mogelijk maken?’

Zo bouw je een data-driven recruitment dashboard

Een goed dashboard is niet alleen accuraat, maar ook betekenisvol en begrijpelijk. Te veel dashboards blijven hangen in cosmetische data: mooie grafieken, maar geen richting. Een strategisch dashboard maakt een vertaalslag van data naar dialoog, van metrics naar momentum.

Dat begint met keuzes durven maken: minder KPI’s, meer focus. Vier tot vijf kern-KPI’s zijn vaak genoeg, op voorwaarde dat ze samen het volledige proces afdekken. Bijvoorbeeld: time-to-hire voor snelheid, quality-of-hire voor impact, candidate experience (NPS) voor menselijke beleving, en offer acceptance rate voor concurrentiekracht. Voeg eventueel source-of-hire toe om je kanaalstrategie te optimaliseren.

Zorg vervolgens voor visuele drempels die aanzetten tot actie. Denk in groen-geel-rood, waarbij rood een signaal is om in te grijpen en geel een kans om te verbeteren. Combineer die signaalkleuren met trendvisualisaties: kijk naar evolutie in plaats van momentopnames. Een lage score in februari is minder erg als maart en april verbetering tonen.

Maar misschien wel de belangrijkste bouwsteen: context. Cijfers op zich zeggen niets. Wat betekent een daling in time-to-hire voor je business? Misschien heb je 14 dagen sneller ingevuld – maar was de kwaliteit lager? Of bespaar je per snellere hire 5 FTE-dagen, wat vertaalt in €3.500 operationele winst? Koppel cijfers dus aan hun impact op het grotere geheel.

En geef je dashboard een stem. Voeg notities, reflecties of korte storytelling toe per kwartaal. Zo maak je van data geen rapporteringsmiddel, maar een strategisch kompas dat je meeneemt naar directieoverleg en stakeholdergesprekken.

De bouwstenen:

Selecteer 4 à 5 kern-KPI’s – minder is meer. Zorg dat ze samen het hele proces afdekken.
Gebruik visuele drempels (groen-geel-rood) om acties te koppelen aan signalen.
Visualiseer trends, niet enkel maandmomenten.
Vertaal cijfers naar business-impact: hoeveel FTE dagen bespaart een snellere hire? Welk omzetverlies vermijd je?
Voeg context en verhaal toe – KPI’s zeggen niets zonder interpretatie.

Conclusie: van meten naar sturen

Recruitment KPI’s zijn geen doel op zich. Ze zijn een middel om scherper te kijken, beter te beslissen en bewuster te sturen. Maar alleen als je de juiste keuzes maakt: minder meten, meer begrijpen. Wie alles wil rapporteren, mist vaak waar het écht om draait – kwaliteit, beleving en duurzame impact.

Daarom is het tijd voor een volgende stap in recruitment maturity: weg van Excel-tabelletjes die niemand leest, richting dashboards die dialoog en actie stimuleren. Met KPI’s die niet alleen performance meten, maar ook leiderschap mogelijk maken.

🔎 In onze masterclass “KPI’s in Recruitment: van meten naar momentum” leer je:

Welke KPI’s écht strategische waarde hebben (en welke je gerust mag schrappen)
Hoe je een dashboard opbouwt dat bijstuurt in plaats van afleidt
Hoe je metrics vertaalt naar gesprekken met hiring managers, directie en je team
En vooral: hoe je met KPI’s niet alleen snelheid, maar ook richting creëert

👉 Klaar om jouw recruitment metrics naar een hoger niveau te tillen?
Schrijf je in voor de masterclass