De grootste rekruteringsfouten: waar gaat het mis?

Help je recruitment team naar meer succes

Van een goede voorbereiding en planning tot voldoende feedback en follow-up: een succesvol
recruitmentproces vraagt wel wat werk. Maar pak je het goed aan, dan levert het je tijd en geld op! De huidige arbeidsmarkt maakt dat heel wat organisaties geen grote recruitment successen behalen. Hoog tijd dus om je talentcultuur eens uitgebreid door te lichten, je rekruteringsprocessen te optimaliseren en je team naar meer succes te begeleiden.

De meest gemaakte fouten in rekruteringsprocessen

1. Gebrekkige planning en voorbereiding

Alles begint bij een goede voorbereiding en structuur. Bepaal daarom duidelijke doelen en leg heldere criteria vast met je team: Welk profiel zoeken we? Welke soft skills vinden we onmisbaar voor deze functie? Als we een kandidaat vinden, kunnen we die dan een concreet loonsvoorstel doen? Wat zijn de absolute must haves die de kandidaat moet bezitten? Wat zijn de nice to haves?

Een goede briefing voor een specifieke vacature is uiteraard noodzakelijk, maar ook algemeen moeten de verwachtingen helder en gelijk zijn. Deel jullie recruitment-draaiboek via Sharepoint of Google Drive, zo kan iedereen er altijd aan. In dit draaiboek leg je vast welke deadlines er zijn voor elke fase van het recruitment proces.

2. Onrealistische verwachtingen

Op zoek naar die ene witte raaf, speld in een hooiberg, dartelende eenhoorn met regenboogmanen?
Soms leggen bedrijven – of hiring managers – de standaard onmogelijk hoog en willen ze iemand die
over een uitgebreid gamma vaardigheden beschikt en meteen breed inzetbaar is. Het resultaat:
een lange en vaak vruchteloze zoektocht.

De oplossing is nochtans simpel. Verschuif de focus van de vaardigheden en kennis die iemand al bezit naar het potentieel dat die persoon heeft om te leren en zich te ontwikkelen. Growth mindset, weet je wel? Training van interviewers: Zorg ervoor dat degenen die betrokken zijn bij het interviewproces, zoals managers en teamleden, getraind worden in effectieve interviewtechnieken en het stellen van gestructureerde vragen. Dit helpt om een consistente evaluatie van kandidaten te waarborgen en vooroordelen te verminderen.

3. Discriminatie & weinig diversiteit

Discriminatie is onethisch en illegaal. En toch gebeurt het vaak onbewust en kiezen recruiters
opnieuw voor iemand die erg lijkt op mensen die al in het bedrijf werken. Niks doodt creativiteit en
flexibiliteit sneller dan uniformiteit en werknemers die klonen zijn van mekaar. Streven naar een
inclusief en divers personeelsbestand zal de probleemoplossende capaciteiten van een team
verhogen. Maak dus van gelijke kansen een prioriteit en implementeer een duidelijk diversiteits- en
inclusiebeleid.

Stel een beoordelingskader op om de prestaties en geschiktheid van elke kandidaat te evalueren op basis van objectieve criteria. Zo kan je je kandidaten vergelijken op basis van hun ervaring, vaardigheden, culturele fit en potentieel. Zo kan je objectief meten in hoeverre hij/zij/x kan bijdragen aan het succes van het bedrijf.

4. Weinig communicatie, feedback & opvolging

Ghosting is nooit fijn. Niet in relaties, en ook niet in een professionele context. Het is een van de
meest gemaakte rekruteringsfouten: niet terugbellen of mailen naar een kandidaat die solliciteerde.
Zeker als iemand al wat verder in het proces sneuvelt, kan je die persoon best even toelichting geven
bij de reden waarom er niet voor hem gekozen werd. Wees transparant. Krijgen afgewezen
kandidaten toch op een faire en duidelijke manier feedback, dan komt dat je employer branding en
imago ten goede! Bespreek dus hoe, wanneer en welke informatie jullie terugkoppelen naar
kandidaten.

5. Mismatch met cultuur & waarden

Een kandidaat voldoet aan alle eisen op vlak van kennis, ervaring en skills. Aannemen, dus! Of toch
niet? Wat als iemand over een hele andere visie op werken heeft? Wat als de waarden en visie van
de organisatie niet overeenkomt met wat de kandidaat belangrijk vindt. Zorg er dus voor dat je op
de hoogte bent van de concrete missie van je organisatie, zodat je kan aftoetsen of iemand wel past
binnen de bedrijfscultuur.

Eerste hulp bij beter rekruteren

Hoe zorg je er dan voor dat je rekruteringsproces wel smooth loopt? Organisatie, communicatie en
visie, drie termen die centraal staan. Rekruteringsrampen kunnen grote schade aanrichten binnen organisaties, maar ze bieden ook waardevolle leermomenten. Door te leren van deze rampen en gebruik te maken van de ondersteuning die professionals bieden, zal er een mooie evolutie plaatsvinden.

Organiseer het proces met wervingssoftware en ATS

Een ATS of Applicant Tracking System is een database die alle informatie van sollicitanten verzamelt.
Zo kan je makkelijk screenen of iemand effectief in aanmerking komt voor een bepaalde vacature,
noteer en deel je de voortgang van elke kandidaat, maak je notities en wijs je taken toe aan andere
recruiters of teamleden. Het maakt je werk dus niet alleen efficiënter, maar ook sneller en
gemakkelijker! Goede voorbeelden zijn Bullhorn en Recruitee.

Een ATS wordt vaak ingebed in bredere recruitment software, waarmee je het hele
recruitmentproces vergemakkelijkt. Je kan dan vanuit eenzelfde platform ook vacatures opmaken en
gericht delen of rapportages laten opstellen. Check zeker Minggo. Met Joboti kan je dan weer Whatsapp gesprekken meteen vanuit je eigen ATS starten. En dat met meerdere kandidaten tegelijk. De integratietool werd door Recruitment Tech uitgeroepen tot “Best Tool”.

Zet in op employer of personal branding: wees online aanwezig

LinkedIn, Instagram, Twitter en Facebook: als recruiter of organisatie ben je aanwezig op de plaatsen
waar je kandidaten zijn. Ook online dus. Meer en meer gebeurt netwerken digitaal. Zorg voor een
up-to-date profiel dat uitstraalt wie jij bent als HR manager of recruitment professional. Het moet duidelijk zijn waarvoor je organisatie staat en wat je voor kandidaten kan betekenen.

Als kandidaten een goed zicht hebben op wie jij en je organisatie zijn, wordt matches vinden al een stuk makkelijker. Bestaan er voor een vakgebied waarin je kandidaten zoekt ook interessante social media-accounts of discussiefora? Wees dan daar ook actief.

Op je social media-account deel je zelf makkelijk vacatures of nieuwtjes over je organisatie of
vakgebied. En ook als je een dringende vacature hebt of eentje waarop je extra aandacht wil
vestigen, kan je deze (betalend) boosten vanuit je eigen account – of er een advertentie van maken.
Maak ook hierover goede afspraken met het hele team: bespreek de inhoud van de posts, de tone of
voice, de platformen waarop jullie aanwezig zijn…

Post jobs op jobboards

We krijgen soms de vraag of het nog wel zinvol is om te posten op digitale jobboards. Via LinkedIn
vinden we toch de beste kandidaten? Ja, maar ook via jobboards vind je toppers. Want websites zoals die van de VDAB, Indeed en Jobat zijn voor veel mensen nog altijd de startplaats om op zoek te gaan naar een nieuwe job. Ze hebben daarom ook een vaak groot bereik en dat vergroot je zichtbaarheid. Dankzij de extraatjes
kan je soms een bijzondere vacature extra onder de aandacht van geschikte kandidaten brengen.

Denk toekomstproof & laat je inspireren

Tijden veranderen, recruitmentprocedures ook. Hoe je dat proces nu het beste stroomlijnt en
aanpakt? Dat kan alleen maar door rekening te houden met de nieuwe trends en werkwijzen. Blijf
monitoren waar je kandidaten zitten, waar je hen kan vinden, wat in hun hoofd speelt en wat ze
belangrijk vinden.

En blijf tegelijkertijd ook je team uitdagen en motiveren door hen de informatie en de tools te
bieden die ze nodig hebben om die perfecte match te vinden. Kies voor trainingen die hen
handvatten bieden om hun werk efficiënter aan te pakken en zorg ervoor dat je weet wat er speelt.
Communiceer over de gemaakte afspraken en nodig de rest van het team uit om ook open te zijn.

Loopt het proces moeizaam? Misschien is jullie draaiboek niet duidelijk genoeg? Of misschien
hebben recruiters nood aan bijkomende opleiding? Pas als je weet wat er leeft, kan jij ingrijpen en
hen ondersteunen. Wij helpen je daarbij graag. Ben je op zoek naar een specifieke opleiding voor recruiters? Of wil je een all-in programma? We’ve got you covered.