Telefonische screening: een eerste kennismaking met kandidaten

Een interessant cv gespot? Passeerde de ideale kandidaat net op je LinkedIn-feed? Tijd om elkaar wat beter te leren kennen en te onderzoeken of er een match is. In een kort telefonisch gesprek, of via videocall. (Gedeeltelijk) rekruteren vanop afstand is normale gang van zaken sinds de coronacrisis, maar daarom niet gemakkelijker. Als je het goed doet, is de impact op je tijdsinvestering enorm positief. We geven je graag wat tips voor een goede telefonische screening.

Het eerste contact met een kandidaat

Een telefonische screening is meer dan een informele babbel. Het is de eerste keer dat je als recruiter met een kandidaat praat, en daarom een belangrijke fase in het rekruteringsproces. Je luistert naar de verwachtingen van een kandidaat, vraagt door op onduidelijkheden uit een cv en polst naar kennis, vaardigheden en ervaringen. Een goede voorbereiding is onmisbaar. Noteer daarom ook altijd de vragen die je hebt als je een cv of motivatiebrief leest. 

Wil je een kandidaat opbellen, stuur je hem best op voorhand een e-mail. Zo kan hij of zij zich voorbereiden op het gesprek. Je kan natuurlijk ook gewoon de telefoon nemen en iemand spontaan bellen. Weet dan dat je een kandidaat kan treffen op een moment dat het hem niet past of dat je niet de antwoorden krijgt die je zou verwachten. 

Hou rekening met de achtergrond van een kandidaat, zeker als je iemand wil interviewen via videocall. Heeft hij of zij ervaring met digitale tools? Omdat we allemaal weten wat er kan mislopen tijdens een videocall, hou je best ook het telefoonnummer van een kandidaat achter de hand. Je kan het telefoontje dan verderzetten, ook als je computer of internet het laat afweten.

Werk je op kantoor, zoek dan een rustig lokaal op. Werk je thuis? Zonder je dan af op een rustige plek en laat je huisgenoten weten dat je niet gestoord wil worden.

Een vast sjabloon en open vragen

Een telefonische screening duurt vaak niet zo lang, op een kwartier kom je al veel te weten. Zeker als je een vast sjabloon gebruikt. Zo voorkom je dat je een belangrijke vraag vergeet en geef je alle kandidaten gelijke kansen.

Stel jezelf altijd eerst even voor. Je stuurde de kandidaat wel een mailtje om hem uit te nodigen voor een gesprek, maar door jezelf voor te stellen en de verwachtingen duidelijk te stellen, voelt een kandidaat zich beter op zijn gemak. Check ook altijd even of je niet stoort. 

De eerste minuten van een telefonische screening zijn spannend voor een kandidaat. Soms heeft iemand tijd om te wennen aan het medium, komt hij net uit een lastige meeting of staat hij onder tijdsdruk. Hoor je – of zie je – stress, vertel dan eerst wat meer over de organisatie en de functie. De kandidaat kan dan luisteren en krijgt tijd om zijn zenuwen onder controle te krijgen.

Met een vast sjabloon krijg je een vollediger beeld van de kandidaat. Vermijd ja-nee-vragen of standaardvragen als ‘Waar zie jij jezelf binnen vijf jaar?’ en ‘Wat zijn je beste en slechtste eigenschappen?’

Interessant voor een telefonische screening: knock-out questions

Wel interessant zijn knock-out-vragen. Daarmee scheid je al in het begin van de aanwervingsprocedure de goede van de minder geschikte kandidaten. Knock out questions zijn korte vragen waarmee je als recruiter snel rode vlaggen opspoort en jezelf tijd bespaart (want wie niet juist antwoordt, valt af). De telefonische screening kan helpen om ongeschikte kandidaten snel te identificeren en te elimineren, waardoor je tijd en moeite bespaart bij het organiseren van sollicitatiegesprekken.

Drie soorten knock-out questions die je als recruiter helpen snel te schiften

1. Fundamentele functievereisten checken

Wie niet voldoet aan de basisvereisten voor de job, valt door deze vragen al meteen af. Is weekendwerk essentieel, dan kan je kandidaten op de man (of vrouw) af vragen of ze bereid zijn om in het weekend te werken. Wie nee antwoordt, wordt niet geselecteerd.

Andere voorbeelden: Wil je reizen voor je job? Wat zijn je loonvereisten? Ben je bereid om een drugstest te ondergaan? Kan je 50 kilo opheffen? Hou je van kleine huisdieren?

2. De juiste kwalificaties

Vraag je in de vacature minimaal drie jaar relevante ervaring in een bepaald professioneel domein, dan zullen kandidaten met 2,5 jaar ervaring ook een gesprek proberen te versieren.

Wil je dat vermijden, stel dan ondubbelzinnige ja-nee-vragen: Kan je al programmeren in Python? Heb je een bachelordiploma? Ben je gecertificeerd Google Ads-expert? Spreek je Frans op C1-niveau? Is het antwoord ‘nee’? Dan is de kandidaat niet geschikt voor de job

3. Company fit

Een derde soort knock-out questions polst naar de persoonlijkheidskenmerken, karaktertrekken en attitudes van een sollicitant. Past die persoon wel in het team of de organisatie?

Denk hierbij aan vragen als:
– Werk je graag alleen of liever in teamverband?
– Kan je je concentreren in een rumoerige omgeving?
– Hoe ga je om met verandering?
– Vertel over een conflictsituatie met een collega. Hoe loste je de situatie op?

Wees niet te snel tevreden met een antwoord

Hou er wel rekening mee dat het gaat om een eerste screening. Het is niet de bedoeling om een lang gesprek te voeren, wel om snel te kunnen ontdekken of iemand geschikt is voor een functie. Aan het einde van het telefoontje vertel je de kandidaat wat de volgende stappen zijn en wanneer hij of zij te horen krijgt of hij naar de volgende fase in het selectieproces mag.

De telefonische screening geeft je recruiter de kans om een eerste indruk van de kandidaat te krijgen. Door te spreken met de kandidaat en gerichte vragen te stellen krijg je een beter beeld krijgen van de kwalificaties, vaardigheden, ervaringen en persoonlijkheid van de kandidaat.

Conclusie: een telefonische screening is een must

Een telefonische screening is nuttig om tijd en kosten te besparen die gepaard gaan met het organiseren van face-to-face interviews met ongeschikte kandidaten. Als je een goede telefonische screening uitvoert, kan je snel een shortlist van geschikte kandidaten opstellen, waardoor het wervingsproces sneller en efficiënter verloopt. En dat is punten scoren als recruiter hé!

Al met al kan worden geconcludeerd dat een telefonische screening een waardevol instrument is voor recruiters om de juiste kandidaat te vinden voor de vacature. Het kan de kwaliteit van de werving verhogen en de tijd en kosten die gepaard gaan met het wervingsproces verminderen. Wees je als recruiter daarom bewust van het belang van een goede telefonische screening en sla deze stap alsjeblief niet over in je zoektocht naar de perfecte kandidaat.

Gratis templates ontvangen om mee aan de slag te gaan?

>>>> Download onze recruitment tools