5 geheimen onthuld: hoe recruiters het perfecte intake-gesprek voeren

Een succesvol intake-gesprek is cruciaal voor je vacature

Naar welke kandidaat ben je op zoek? Dat is de fundamentele vraag die een hiring manager moet kunnen beantwoorden. Een duidelijk profiel zorgt natuurlijk voor betere kandidaten. Een succesvol intake-gesprek voor je vacature is van van fundamenteel belang voor de verdere selectieprocedure. Maar wat gebeurt er eigenlijk achter de schermen van het intake-gesprek? Of je nu een recruiter of een hiring manager bent, deze blog biedt waardevolle inzichten om het intake-gesprek tot een succes te maken.

Investeer in een goede intake

Een intake-gesprek is vaak de eerste stap in het sollicitatieproces. Het is een belangrijk moment waarop zowel de hiring manager als de recruiter de kans hebben om elkaar beter te leren kennen en de krachten te bundelen. Het is uiterst belangrijk dat recruiters de juiste vragen stellen en dat de hiring manager openstaat om hiervoor tijd vrij te maken.

‘Dag Julie,

We zijn op zoek naar een nieuwe medewerker. Je vindt de vacature in de bijlage. Opstart: zo snel mogelijk. Eigenlijk zoeken we hetzelfde profiel als Tom, die we onlangs aangeworven hebben.

Vg,Eva
Teamlead Sales’

Als recruiter krijg je waarschijnlijk wekelijks zulke mailtjes. De boodschap: we zoeken een ‘tweede Tom’. Maar is het wel slim om op zoek te gaan naar iemand met exact hetzelfde profiel? Sinds de vorige aanwerving veranderden er zeker zaken, en een divers team heeft veel voordelen: een team profiteert van de kracht van verscheidenheid. Niet onze woorden, maar een quote uit het boek Strategische personeelsplanning in 6 stappen. En we hadden het zelf niet beter kunnen zeggen.

YES! I Think it’s a great idea to interview four candidates before deciding what your real hiring requirements are.
… SAID NO RECRUITER EVER.

Al in de eerste fase – die van de intake – kan je als recruiter verschil maken. Want een grondige intake zorgt voor een vlotte selectieprocedure. Voor je begint te zoeken naar een kandidaat, spreek je best eerst goed door wat een hiring manager verwacht van een nieuwe medewerker en hoe hij of zij de samenwerking ziet.

Een paar voorbeeldvragen:

  • Wat maakt jouw team uniek?
  • Waarom opende je deze vacature?
  • Welke competentie is absoluut essentieel?
  • Wat gebeurt er als we de vacature niet ingevuld krijgen? 

Neem je tijd voor deze vragen. Vergeet ze niet – ook niet als het snel moet gaan! Wil je er zeker van zijn dat je geen enkele vraag over het hoofd ziet, bekijk dan de ultieme toolkit voor een succesvolle intake – met handige sjablonen.

5 geheimen voor een succesvol intake-gesprek voor je vacature

1. Durf een hiring manager te challengen

Hiring managers hebben vaak overvolle agenda’s. Het is als recruiter niet gemakkelijk om de man of vrouw in kwestie te pakken te krijgen. En het is al helemaal een uitdaging om de vraag te stellen: ‘Welke persoon zoek je juist?’ Want, dat is toch jouw job als recruiter?

Nee. Want hoe beter jij de vacature begrijpt – van bij de opstart van het rekruteringsproces – hoe sneller en beter de selectieprocedure daarna zal verlopen. Vraag dus zeker genoeg tijd van een hiring manager. Een half uurtje investeren bij de intake maakt vaak uren verschil tijdens het vervolg van de selectieprocedure. Vraag de hiring manager om meer details te geven over de functie en welke specifieke vaardigheden en eigenschappen de ideale kandidaat zou moeten hebben. Door gerichte vragen te stellen, kun je meer inzicht krijgen in de behoeften van de hiring manager en hun verwachtingen beter begrijpen.

Het is belangrijk om als recruiter proactief te zijn en niet alleen te wachten op de hiring manager om beslissingen te nemen. Door actief betrokken te zijn bij het selectieproces en de hiring manager uit te dagen, kun je de kans vergroten om de juiste kandidaat te vinden voor de functie.

2. Stel de juiste vragen

Natuurlijk wil je als recruiter graag weten wat de taken van het team zijn. Maar die informatie is niet altijd even interessant om te weten welk profiel je moet zoeken. Durf dus ook te vragen waarom een kandidaat zou moeten kiezen voor deze job, bijvoorbeeld. Op deze steeds krapper wordende arbeidsmarkt is solliciteren geen eenrichtingsverkeer.

Als je van mening bent dat de functievereisten of het profiel van de ideale kandidaat niet realistisch zijn, geef dan feedback aan de hiring manager. Soms zijn de vereisten te hoog of te specifiek, wat kan leiden tot een beperkt aanbod van kandidaten. Het is jouw taak om de hiring manager hierop te wijzen en samen te werken aan het bijstellen van de vereisten.

3. Voorbereiding is key

Hoe beter jij voorbereid bent, hoe makkelijker de intake zal verlopen. Als jij de basiskennis al hebt, kan je het gesprek meteen richten op de essentie ervan: de opengestelde vacature. Google is your best friend – ook voor een succesvol intake-gesprek voor je vacature. Zoek op wat de basistaken zijn van de iemand die de functie uitvoert en bekijk vergelijkbare profielen via LinkedIn.

Waar in het organogram situeert de functie zich? Hoe zit het team of de afdeling in mekaar? Welke doelen moeten ze behalen? Is het al geweten dat de functie moeilijk in te vullen is, bedenk op voorhand dan een aantal creatieve manieren om toch goede talent pool op te bouwen: zijn er interne medewerkers die in aanmerking komen? Zijn freelancers een optie?

4. Communiceer de verwachtingen

Het intakegesprek is het uitgelezen moment om verwachtingen te bespreken – ook die van jou. Zo kan je meteen het verdere verloop van de sollicitatieprocedure afstemmen en een aantal deadlines en data afspreken: de uiterste sollicitatiedatum, data voor de gesprekken of assessments en updates van cv’s die binnenkomen (hopelijk stromen ;)) of telefonische screenings.

Tijdens het intake-gesprek leg je een basis voor je verdere relatie met de hiring manager. Toon hem dus dat je een expert bent en communiceer jouw verwachtingen.

5. Vertaal de info in een kick-ass vacaturetekst

Heb je tijdens de intake goed doorgevraagd? Dan heb je nu alle input voor een steengoede vacaturetekst: van info over de bedrijfscultuur, de werkgever en het team tot achtergrondinformatie. Vermijd lege woorden en containerbegrippen. Op zoek naar een flexibele medewerker? Of een dynamische kandidaat? Je weet nu wat de hiring manager echt bedoelt met deze woorden. Je kan ze concretiseren omdat je een succesvol intake-gesprek voor je vacature afnam.

Heb je nog niet zo’n vlotte pen? De Standaard heeft een online schrijfhulp die je tekst evalueert. Met de nuttige tips die je krijgt, schrijf je in no-time een kick-ass vacaturetekst.

Conclusie: het intake-gesprek is ieders tijd waard

Een goed intake-gesprek is dus essentieel voor het succes van een vacature en de selectieprocedure. Het is belangrijk voor recruiters om de juiste vragen te stellen en de tijd te nemen om te begrijpen wat de hiring manager zoekt in een kandidaat. Je moet ook duidelijk zijn over wat je wel en niet kunt bieden en wat de verwachtingen zijn. Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent en dat je open en eerlijk communiceert met de hiring manager. Als je dit allemaal doet, kunnen jullie samen de beste kandidaat vinden voor de job.

Meer gratis kennis?

Schrijf je in voor onze learning lunches

Jij hebt het talent,
wij regelen de rest!

Bij The Recruiters Academy kan je terecht als starter, junior én doorwinterde professional voor opleidingen, coaching en ondersteuning in alle recruitment processen. Je vindt bij ons dus de beste opleidingen voor recruiters.

Ben je gestart in je eerste baan als recruiter of al een ervaren professional, iedereen kan op eigen tempo bijleren via een uitgebreid aanbod aan praktische en onmiddellijk toepasbare opleidingen.

Voor jezelf of voor je medewerker, The Recruiters Academy is de plek waar jij als HR professional kan blijven groeien en ontwikkelen.

Vergelijkbare berichten