Onderhandelen met je kandidaat

Hit and never miss!

Door gastblogger Kevin Van Roy – Recruitment consultant Finance bij Randstad Professionals

Ken je het verhaal van de kandidaat die op het laatste moment toch meer loon wil? Waarin de recruiter netjes de loonwens had bevraagd en er een akkoord was? Helaas komt het vaker voor dat kandidaten je proberen uit te spelen tegen anderen, zeker in een competitieve markt. Iedereen wil natuurlijk het beste voor zichzelf en terecht. Maar als recruiter moet je daarom goed kunnen onderhandelen.

Het is niet altijd gemakkelijk om om te gaan met onverwachte wendingen in de gedachtengang van de kandidaat. Ze schotelen je een hoger tegenaanbod voor, en willen dat jij er over biedt. Soms is er echt een ander aanbod, maar voor sommige kandidaten is het fake it till you make it.

Drie gouden tips bij onderhandelen

Daarom hebben wij ons verdiept in het boek ‘Never split the difference’ van FBI onderhandelaar Chris Voss en geven we je drie gouden tips om te onderhandelen als een pro. Kandidaten zijn geen gijzelaars of overvallers. Maar als iemand alles weet over onderhandelen, is hij het wel. Hij praat zelfs Harvard professoren onder tafel. Don’t worry, je krijgt van ons veel meer dan een old school boekbespreking.

1. Het gaat niet enkel over loon

‘Never split the difference’ betekent voor Chris Voss dat je bij onderhandelingen best tot een situatie komt die voor beide partijen interessant is. Dit gaat in tegen alle klassieke theorieën over onderhandelen, waar je keihard voor je eigen standpunt opkomt. Wil dit zeggen dat je moet inzetten op verlies? Nee, helemaal niet. Alles heeft te maken met de manier waarop je het aanbrengt. Daar maken beginnende recruiters vaak een cruciale fout.

Kijk even naar dit voorbeeld:

Recruiter: “Fantastisch nieuws! Je kan bij ons starten!”

Kandidaat: “Ik wacht nog even op een ander bedrijf, want daar ga ik waarschijnlijk een mooi aanbod krijgen. Kan ik je volgende week iets laten weten?”

Recruiter: “Eigenlijk heb ik liever dat je nu beslist, of wil je niet meer voor ons werken?”

We horen je al denken: “Die kandidaat is niet gemotiveerd.” Daar heb je ongelijk. Herinner je nog het artikel over het overtuigen van topkandidaten? Alles begint wel bij het loon en het kunnen betalen van een dak boven je hoofd, maar er zijn zoveel mooiere dingen om voor te kiezen. Hoeveel kandidaten zijn wel niet op zoek naar waardering, erkenning, goed behandeld worden, een buddy in het team, of verdiepende opleidingen?

2. Jouw nieuwe beste vrienden: emotie en empathie

Je kan als de beste argumenten counteren door je voordelen, groeimogelijkheden en bedrijfscultuur in de verf te zetten. Dat doe je door in te zetten op twee sleutelfactoren in het onderhandelen: emotie en empathie.

Wanneer je met een kandidaat praat over loon, is het belangrijk actief te luisteren naar het verhaal. Dat doe je al tijdens je eerste screening en het interview. Stel tactische vragen over de persoonlijkheid, het vrijetijdsleven, de waarden en normen en het favoriete team van de kandidaat. Dat biedt heel wat aanknopingspunten die de onderste trap in de piramide van Maslow overtreffen. 

Daar moet jij als recruiter op in zetten. Wanneer je onderhandelt over het loon, spiegel je elementen uit het verhaal van de kandidaat. Gebruik dezelfde bewoordingen bij het onderbouwen van jouw verhaal. Dit noemen we levelen. Je bouwt een vertrouwensband op, omdat je jezelf opstelt vanuit het perspectief van de kandidaat. Door zijn of haar woorden te gebruiken, speel je in op wat belangrijk is in diens leefwereld. Je toont dat je de ander begrijpt en raakt verbonden op een emotioneel niveau. Oefen dus maar je EQ.

De volgende stap is labeling: je herhaalt op een neutrale manier de boodschap van de kandidaat. Daar vinden we de tweede sleutelfactor terug, die van empathie. Je toont nogmaals dat je de kandidaat hebt gehoord, begrijpt en rekening houdt met zijn of haar behoeften.

Recruiter: “Fantastisch nieuws! Je kan bij ons starten!”

Kandidaat: “Ik wacht nog even op een ander gesprek, want daar ga ik waarschijnlijk een mooi aanbod krijgen. Kan ik je volgende week iets laten weten?”

Recruiter: “Kan je me nog eens vertellen waar je precies naar op zoek bent?”

Kandidaat: “Ja, ik wil eigenlijk afwachten welk loon zij me zullen bieden.”

Recruiter: “Ik weet nog uit ons gesprek dat je het belangrijk vindt dat je nieuwe uitdaging en leuke collega’s hebt op het werk. Is dat nog steeds iets wat meespeelt in je overweging?”

Kandidaat: “Ja, eigenlijk wel.”

Recruiter: “Ik herinner me dat je zei dat je dat momenteel niet terugvindt op je huidige werkplek. Ik hoor dat je graag een goede band hebt met mensen, en dat die oog hebben voor wie jij bent en jouw ontwikkeling. Hoe wil je dat we daar extra op inzetten?”

Kandidaat: “Een cursus volgen zou wel fijn zijn, zodat ik terug kan leren.”

Recruiter: Wat vind je er van als we nu eens extra inzetten op een opleidingsplan en je persoonlijke groei bij ons? We hebben een tof online opleidingsplatform, en je kan ook opleidingen samen met je collega’s volgen. Zie je het zitten om dat samen met ons te doen?”

Kom je niet tot een overeenkomst? Blijf open vragen stellen die de kandidaat verder aan het denken zetten, en ga vervolgens terug naar de tweede stap (het labelen). Haal je inspiratie uit eerdere gesprekken en de behoeften van de kandidaat. Dit proces kan even duren, maar geef niet op. Daar zit nu hét geheim van een goede onderhandelingsstrategie: stel alles in vraag, keer terug naar de behoeften van de kandidaat en laat hem of haar zelf tot een nieuw antwoord komen.

In dit proces gaat je kandidaat beginnen nadenken, en als recruiter kan jij dat proces sturen door het stellen van de juiste vragen. Stap echter niet in de valkuil om je kandidaat nodeloos te pushen. Onderhandelen is een natuurlijk proces waarin je samen tot de essentie van de behoeften van je kandidaat komt. Iemand die jij in een job pusht, zal wellicht niet lang blijven.

Kom je aan het einde van het gesprek niet tot een overeenkomst? Gooi dan nooit zelf de handdoek in de ring. Zeg je kandidaat liever: “Weet je wat, ik hoor dat je wat meer tijd nodig hebt, en daar heb ik alle respect voor. Willen we afspreken dat ik je morgen nog eens bel, dan praten we er opnieuw over.”

Dan pik je als recruiter de draad weer op. Blijf in de lead zonder te pushen, en vermijd argumenten als “We krijgen niet meer van onze klant” of “Als jij het niet wil doen, kiezen we wel iemand anders.” Als je dan bij de FBI werkte, had je al lang verloren. Zoek die emotionele connectie en geef je kandidaat het gevoel gehoord en begrepen te worden.

3. Wees een beetje meer Oprah

Moet je dan toch even hard gaan onderhandelen? Een brutoloon is voor kandidaten iets abstract. Vaak weten ze niet wat een brutobedrag precies betekent, en wat er gebeurt in de berekening van bruto naar netto. Als recruiter kan je dat in je voordeel gebruiken. Tijdens een interview of videocall, is het gemakkelijk om er een looncalculator bij te nemen. Deze van Jobat bijvoorbeeld is eenvoudig in gebruik. Je kan in twee richtingen werken: van bruto naar netto, of omgekeerd.

Bij kandidaten die niet goed weten welk loon ze moeten vragen, of die je tarief de hoogte in willen jagen, is het goed om de netto-bruto module te gebruiken. Hier vind je een stappenplan om te onderhandelen.

• Licht, voor je jouw berekeningen maakt, toe dat een hoger brutoloon betekent dat ze ook meer belastingen zullen betalen (mensen zijn daar gevoelig aan).
• Vraag de kandidaat wat deze iedere maand op de bankrekening wil zien verschijnen.
• Bereken het brutoloon dat bij dit nettoloon past.

Zo zie je bijvoorbeeld dat de tool voor een nettoloon van 1800 euro een brutoloon van 2170 euro aangeeft. Dit is een middel voor jou als recruiter om het brutoloon te drukken (en zo jouw marges te verhogen). Zodra je een brutoloon hebt berekend, kruip je helemaal in de rol van Oprah.

In de praktijk klinkt dat ongeveer zo:

“Ik vind 1800 euro al een mooi uitgangspunt.  Daar kan je al wat mee. Ik zie dat we dan een brutoloon moeten rekenen van 2170 euro. Eigenlijk kunnen we wel tot 2250 gaan, en dat gunnen we jou. Dan houden we netto 1834 over. Maar wist je dat we ook iedere werkdag een maaltijdcheque geven van 7 euro? Als je 20 dagen werkt, krijg je dus 140 euro extra. Je kan dan al 1974 euro uitgeven. We hebben trouwens ook een kilometervergoeding van 0,28 euro. Als je iedere werkdag 40 kilometer moet rijden, komt er elke maand nog eens 224 euro extra op je rekening.

Als je dit er bij telt, heb je elke maand al 2198 euro zo in de hand, bijna 2200 euro netto. Best mooi, toch? En dan krijg je in de zomer ook nog eens voor 250 euro ecocheques, leuk om treintickets mee te boeken voor je vakantie. Er is dan ook nog vakantiegeld en aan het einde van het jaar een eindejaarspremie.”

Bouw het loonpakket van je kandidaat goed op in je verhaal, en benadruk alle extra’s die je kan bieden. Je zal verbaasd zijn hoe je met deze techniek je kandidaten over de streep trekt. Heb je nog andere elementen in de aanbieding, zoals een netto vergoeding, maaltijdvergoeding, winter cadeau, kortingen platform of opleidingsbudget? Neem al je wapens mee in de strijd.

Enkele valkuilen om niet in te trappen:

Kandidaat: Met de maaltijdcheques kan ik toch alleen maar eten kopen?”

Recruiter: “Klopt, maar dat is een groot bedrag dat je uitspaart, je kan je loon dan voor andere dingen gebruiken.”

Kandidaat: “Die kilometervergoeding, daar betaal ik mijn benzine mee. Daar heb ik niets aan.”

Recruiter: “Gelukkig is benzine niet altijd even duur, je zal er regelmatig een mooie extra aan over houden. Een deel daarvan is trouwens belastingvrij.”

Kandidaat: “Al die extra’s krijg ik ergens anders ook.”

Recruiter: Heb je al eens gedacht aan alle extra’s die je niet in geld kan uitdrukken? We vinden het belangrijk dat je echt één van ons wordt. We willen in jouw groei als mens investeren en je begeleiden in je carrière bij ons. Zo hebben we interessante opleidingen en toffe fun momenten. Wist je dat we vorige maand nog een leuk kerstweekend hadden?

Onderhandelen dan maar?

En hoe dan? Oefenen! Je wordt geen pro door deze tips één keer toe te passen. Het vraagt tijd en oefening om echt te leren luisteren naar anderen. Er zijn wel nog enkele dingen die je snel verder kunnen helpen:

1. Houd je screening en interview notes altijd bij en lees ze opnieuw voor je in onderhandeling gaat met je kandidaat. Highlight woorden die uitdrukken welke behoeften de kandidaat heeft, en verbind deze met de hiërarchische niveaus uit de piramide van Maslow. Zorg er voor dat je eerst de onderste lagen dekt, en dan pas naar de hogere overstapt in je verhaal.
2. Ken je markt en weet welke lonen gangbaar zijn. Je vindt cijfers uit onderzoeken bij de grootste HR spelers. Zo doorprik je de verhalen van bluffers.
3. Tijdens een onderhandeling moet je kunnen focussen. Zonder je af, zet even je telefoon en mailbox uit en concentreer je op het gesprek. Je wil alles gehoord hebben wat je kandidaat zegt, inclusief de subtiele ondertoon.
4. Onderhandel nooit via de telefoon. Organiseer een fysieke meeting of video call. Je wil de lichaamstaal van je kandidaat zien. Lichaamstaal liegt niet.
5. Gebruik wat meer LSD in je gesprekken (luisteren, samenvatten en doorvragen) en laat OMA thuis (je oordelen, meningen en aannames).

Wil je graag meer tips en tricks? Lees het boek ‘Never split the difference’ van Chris Voss. Je vindt op Youtube ook heel wat interessante video’s van hem.

Conclusie: onderhandelen kan je leren

Door empathisch te zijn, open vragen te stellen, emoties te labelen en gecontroleerde onzekerheid te gebruiken, kun je een betere relatie opbouwen met de kandidaat en de onderhandeling in jouw voordeel laten verlopen. Als recruiter is het belangrijk om te kunnen onderhandelen als een pro, en de tips van Chris Voss uit “Never split the difference” kunnen je daarbij helpen.

Oefen deze vaardigheden en ontwikkel je onderhandelingstechnieken om het beste resultaat te bereiken voor zowel de kandidaat als de organisatie. Met deze tips in je achterhoofd, ben je goed op weg om te onderhandelen als een pro en talentvolle kandidaten aan te trekken voor de functies die je in portefeuille hebt.

Meer gratis kennis?

Schrijf je in voor onze learning lunches